التخطيط الفعال

هو التخطيط المبني على الوقائع والحقائق التي بين يديك ليس مجرد مجموعة من التخمينات والتوقعات الجزافية او المبالغات في التقديرات السلبية أو الإيجابيةوالتخطيط الفعال يوفر عليك كثيير من الوقت والجهد فكل دقيقة تخطيط توفر عليك 10 دقائق من التنفيذ فإياك أن تظن إن التخطيط هو هدر للوقت والمال ولكن الحقيقة تثبت عكس هذا فالحقائق والواقع يقول عدم وجود خطة لمؤسستك هو طريقك المؤكد تجاه العشوائية وعدم التنظيم وهدر الموارد والطاقات واعلم جيدا وكن على قناعة إنك إذا لم تخطط لك ولمؤسستك فإن هناك شخص ما في مكان ما الأن يخطط هو لحياتك ولمؤسستك بدلا عنك ولكن في الواقع هو لا يهتم بك أو بأعمالك ولكنه يخطط كيف يقوم باستغلالك في خدمة هدفه وفي تنفيذ خطته فإن لم تخطط فأنت جزء من خطة شخص أخر

كيفية التخطيط الفعال

ربط التخطيط بالاحتياج

أول خطوة ليكون التخطيط الخاص بك تخطيط فعالا هو أن تربط التخطيط بالاحتياج والمقصود بهذا هو أن لا تخطط من أجل التخطيط فقط أو من أجل أن تمتلك خطة فهذا أمر غير فعال ولكن اجتمع بفريق عملك واسأل عما تحتاجه مؤسستنا الأنهل تحتاج لزيادة المبيعات أو اكتساب ولاء العميل ؟ إذا نحن نحتاج إلى خطة تسويقيةهل تحتاج إلى تطوير الإدارة ومهارات فريق العمل ؟ إذا نحتاج خطة إدارايةهل نحتاج إلى زيادة الميزانية ومصادر التمويل ؟ إذا نحتاج إلى خطة ماليةحددد الأولويات الخاصة بك بناء على نقاط الضعف التي يجب علاجها سريعا والمشاكل التي تعاني منها مؤسستك وحدد الهدف من التخطيط لتركز على بناء خطة فعالة لتنفذ ولتعالج نقاط الضعف في المؤسسة وتحسن وتنمي نقاط القوة لتحسين أداء المؤسسة مستقبلاوهذا هو المقصود بالتخطيط بالاحتياج أن تسأل نفسكلماذا تريد امتلاك خطة ؟وهذه الخطة هل ستكون للمؤسسة ككل ولا لقسم معين كقسم التسويق؟وما هي الأولويات التى يجب العمل عليها سريعها ؟ما المشاكل التى يجب علينا إيجاد حلول لعلاجها ؟كيف ستؤثر هذه الخطة على مستقبل وحاضر المؤسسة ؟

ربط التخطيط بالنتائج

في هذه الاستراتيجية يتم ربط الخطة بالنتيجة المراد الوصول إليها فكما نعلم جميعا إن أول الخطوات لبناء الخطة سواء لمؤسسة أو لفرد( تحديد رؤية ورسالة المؤسسة والأهداف العامة الاستراتيجية )في النماذج الخاصة بالتخطيط بالنتائج يتم التركيز على الدقة والوضوح يتم وضع نتائج ملموسة بنسب ومؤشرات واضحة ويكون التركيز الخاص بالخطة كله عن كيفية تحقيق هذه النتائجويتم هذا عن طريق تفصيل رؤية ورسالة المؤسسة والأهداف الاستراتيجية وتحويلهم إلى عناصر محددة واقعية واضحة يمكن تحقيقها ويمكن قياسها ولها جدول زمنى للوصول إليهاومن النقاط الهامة في نماذج التخطيط بالنتائج هو دراسة وتحليل أداء المؤسسة الحالى والسابقفيجب معرفة النتائج التى حققتها المؤسسة سابقا وهل نجحت الخطط والأهداف السابقة في الوصول إلى النتائج المرجوةوإن كان مؤشر النجاح أقل أو أكثر من المتوقع فيجب معرفة هل كان التقدير خاطئ للخطة أو لم يتم توقع المستقبل جيدا أم الخطأ كان في التنفيذ ؟حتي يتم تفادي أي خطأ مستقبلا وعدم تكرار الوقوع فيهومن أهم النماذج التى من الممكن الاستعانة بها في هذه الاستراتيجية نموذج بطاقة الأداء المتوازن وتهتم بالوصول وربط الخطة بأربعة عناصر رئيسية في المؤسسة( بعد العملاء – بعد العمليات الداخلية – بعد الموارد المالية – بعد النمو والتعلم )

ربط التخطيط بالواقع :

تعتمد هذه الاستراتيجية على تحليل ودراسة الواقع والبيئة الداخلية والخارجية للمؤسسة ويمكن استخدام نماذج في التحليل مثل نموذج سوات الرباعى أو عناصر بورتر التنافسية الخامسة ويتم معرفة نقاط الضعف و نقاط القوة الداخلية والخارجية للمؤسسة – ومعرفة التهديدات والفرص المتوقعة في المستقبل القريبودراسة وتحليل المنافسين والقوى المؤثرة في السوقوبعد القيام بعملية التحليل يتم استخراج صورة مفصلة عن حقيقة وضع المؤسسة الأن وتحديد الأولويات والجوانب التى يجب أن تكون مركزة عليها في هذه الفترةويتم ربط الأهداف بهذه الأولويات والجوانبوتمتاز هذه الاستراتيجية بالواقعية الشديدة والارتباط بين واقع المؤسسة الحالى والمستقبل المستهدف وكما ذكرنا من أهم النماذج في هذه الاستراتيجية نموذج S W O T الرباعي

وضع أهداف تنفيذية فعالة :

كل شخص لديه هدف فلدينا أهداف خاصة بأعمالنا – لدينا أهداف خاصة بالصحة مثل الرياضة والتغذية – لدينا أهداف لاكتساب علاقات وأصدقاء جدد – لدينا أهداف لننفذها كل يوم ولكن ما الذي يجعل من شخص ناجح وشخص أخر لاالإجابة تكمن في القدرة على وضع أهداف تنفيذية وليس مجرد وضع أهداف فإن لم يكن هدفك مرتبط بالواقع فهو مجرد حلم مجرد أمنية وكما قال الشاعر أحمد شوقي في أشهر قصائدهوما نيل المطالب بالتمنى ولكن المطالب تنال بالعزيمة والجد والتخطيط السليمولتضع أهداف تنفيذية هاك بعض النصائح كما أخبرنا بها المحاضر العالمي براين تريسيوضح تحديدا ماذا تريد أن تفعل ؟ وماذا تحتاج ؟
أكتب أهدافك لتستطيع تقييمها ومراجعتها مستقبلا ؟
ضع جدول زمنى لأهدافك ولا تسمح لنفسك بتخطى هذا الوقت
أكتب قائمة بكل الأمور التى تحتاجها لتحقق هدفك وتصل إليه
حدد كل الفرص التي من الممكن استغلالها لتحقيق أهدافك
حدد الأشخاص والجهات التى من الممكن أن تستعين بهم لتحقيق هدفك
حول كل ما دونت إلى نشاطات ومهمات تنفيذية
قم بوضع كل هذا في خطة يومية\اسبوعية \ شهرية \ سنوية
نفذ هذه الخطة وقم بالتقييم المستمر ومراجعتها دائما
أجعل الأهم أولا ( رتب الأولويات واجعل مهامك الأكثر أهمية أولا عند التنفيذ )
وفي نهاية هذه الفقرة نقول لك إن أردت أن تغيير مستقبلك للأحسن حدد أهدافك وقم بالتنفيذ وابدأ الأن فلا تؤجل شيئ للغد أو حتى للمساءونذكرك بالمرونة عند وضع الخطة والجداول التنفيذية للنشاطات والجد والعزيمة ولا تتوقف حتى تنفذ أهدافك وإن حدث أي طارئ جعلك تؤجل خطتك فلا تتركها ولكن استكملها وضع جدول زمني جديد ونفذ
GTD : Getting Things Done

طريق انجاز المهام :

قام الخبير آلين دافيد في عام 2001 بوضع كتاب يوضح فن إتمام وانجاز المهام وكان الكتاب مبنى على نظرية Getting Things Doneوقد لقي هذا الكتاب نجاح كبيير في عالم تنفيذ الأعمال وفي عالم التخطيط وتختصر النظرية في إن الأنسان دائما يفكر وخاصة لو كان أحد هؤلاء الذين يعملون في مجالات الأعمال من الإدارة والتسويق والتخطيط والتفكيرفكثرة التفكير والأفكار تجعل العقل دائما مشتت قدرته على التركيز ضعيفة فدائما ما يضيع الوقت في التفكير أكثر من التنفيذيبدأ في تنفيذ المهمة ثم تجذبه مهمة أخرى فينشغل بها ثم مهمة أخرى وهكذا مما يؤثر على قدرته على تنفيذ المهام الموكلة إليهولهذا وضعت هذه النظرية لتنظم مهام العقل وترسل عن تفكيره كل ما لا قيمة له وتساعدك على متابعة القيام بمهامك ونشطاتك المحددة وأن لا يتشتت عقلك في أمور أخرى جديدةوتتكون هذه الاستراتيجية من خمسة مراحل
الجمع :

في هذه المرحلة تقوم بجمع وتسجيل كل الأفكار والمهام والنشاطات التى تأتى إليك في اليوم أو في العمل أو مهامك في خطتك الموضوعة سابقا أو الالتزامات والواجبة الخاصة بك تجاه الأصدقاء والعائلة في هذا اليوم
المعالجة :

طبعا وجدت كثيير من المهام في خلال المرحلة السابقة التي قمت بتدوينها فالمرحلة الثانية تقوم على معالجة هذه المهام وهي عن طريق تقسيمهمالأفعال التى تحتاج أقل من دقيقتين للتنفيذ :مثل الاتصال بصديق – ارسال إيميل للعمل – مراجعة أمر ماكل هذه الأفعال تقوم بتنفيذها فورا حتى تقلل المهام والأفكار التى تشغل عقلكالأفعال التى تحتاج أكثر من دقيقتين :مثل تعلم مهارة جديدة – تعلم لغة جديدة – زيارة أحد أقاربك هذه الأفعال تقوم بجدولتها خلال اليوم لتنفيذها وإن كانت قابلة للتأجيل فيمكنك تحديد يوم أخر لها حسب جدولك الأسبوعيمثال يوم الثلاثاء سأزور صديقى لأهنيه على زفافهالأفعال الغير هامة في هذا الوقت :هذه الأفعال لك بها خيارين يمكنك بسهولة إلقائها في سلة المهملات ونسيانها كأنها لم تحدث قط أو تأجليها لما بعد للإطلاع عليها مستقبلا لعل أهميتها تكون قد ازدادت
التنظيم :

الأن قد حان وقت المرحلة الثالثة وهي تنظيم معلوماتك ويتم التنظيم من خلال ثلاثة مستويات المشاريع – الوقت – الإطارالمشاريع : المقصود بها المهام التى تحتاج إلى زمن طويل أو أكثر من اجراءالوقت : المهام المرتبطة بوقت معينة مثل المناسبات – الاجتماعاتالإطار : المهام المتشابهه في إطار واحد مثل المكان الخاص بالتنفيذ أو وسيلة التنفيذ
المراجعة والتقييم :

في هذه المرحلة يتم تقييم مهامك بشكل دوري وليكن مثلا اسبوعياتقوم بالإطلاع على المذكرة الخاصة بك وتسأل هل كل شيئ يسير كما خطط له ؟هل هناك مهام كانت من المفترض أن انفذها ولم أفعلها ؟وقم بتقييم انجازاتك خلال الأسبوع السابق وكافئ نفسك دائما على الانجازات وإياك أن تيأس إن وجد بعض التكاسل أو لم تنفذ كل المهامولكن اسع لتكون أفضل الأسبوع المقبل وأكثر انجازاوأيضا في هذه المرحلة يقوم الفرد بمراجعة مهامه ونشطاته لإعادة تقييم ويسأل هل هناك أمر لم انتبه إليه أو قمت بنسيانه ؟
التنفيذ واتخاذ الأفعال :

وهنا تأتي أهم مرحلة وهي مرحلة التنفيذ الان لديك جدول اليوم أو الاسبوع شامل كل ما يجب عليك أن تفعله فالأن وجب عليك وقف التشتت وعدم التركيز وتترك التفاصيل الصغيرة وتهتم بالتنفيذ